Avvocati, studi legali e GDPR:le linee guida CNF sulla privacy

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di Avv. Tommaso Rossi (Studio Legale Rossi-Papa-Copparoni)

Dal fatidico 25 maggio è applicabile in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea il GDPR, Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali.

Anche gli avvocati, singoli o strutturati in studi legali (associati o non) dovranno adeguarsi, a prescindere da dimensioni e appunto tipologia e il Consiglio Nazionale Forense ha pensato di chiarire alcuni aspetti pubblicando delle utili linee guida sul proprio sito, che proveremo a sintetizzare in queste righe.

Gia nelle scorse settimane abbiamo pubblicato alcuni contributi (http://www.rpcstudiolegale.it/2018/04/11/gli-adempimenti-degli-avvocati-con-il-nuovo-regolamento-privacy-gdpr-le-risposte-del-cnf/; http://www.rpcstudiolegale.it/2018/03/30/nomina-del-data-protection-officer-avvocati-esonerati-dallobbligo/)  che possono meglio aiutare ad orientarsi in questo mare a volte confuso e a volte in mano a chi soffia sulle “paure” dei colleghi per finalità commerciali.

E’ importante fare chiarezza e avere le idee chiare.

Per sua stessa natura e funzione l’avvocato ha accesso a dati particolarmente sensibili, che possono avere ad oggetto salute, situazione familiare, orientamento religioso politico e sessuale, precedenti penali e dati giudiziari, dati di minorenni, etc. Dati la cui divulgazione anche accidentale potrebbe avere importanti conseguenze per i soggetti trattati e ledere i loro diritti in maniera rilevante, esponendo peraltro l’avvocato a conseguenze anche pesanti.
Spesso il trattamento di tali dati si mescola con gli obblighi deontologici (in primis quello di rispetto del segreto professionale) e con quel necessario patto di fiducia alla base del rapporto cliente/avvocato.

Per evitare la fuoriuscita e/o la perdita di tali dati, gli avvocati dovranno fare in modo che:

  • Le finalità di trattamento dei dati e la loro trasmissione vengano evidenziate in maniera chiara e trasparente;
  • Le misure di sicurezza (informatiche e fisiche) siano individuate in maniera chiara, e in modo altrettanto preciso vengano definite e attuate;
  • Le persone coinvolte (segreteria, praticanti, colleghi, collaboratori a qualsiasi titolo o persone che hanno accesso nello studio) siano adeguatamente informate e coinvolte nel processo di protezione dei dati personali.

Attenzione anche alle tecnologie utilizzate dallo Studio Legale: tutto dovrà comunque avvenire nel rispetto degli obblighi in materia di conservazione e trattamento dei dati personali. Facciamo riferimento per esempio alle ipotesi di segreteria virtuale, dati conservati in cloud o a tutti quei casi in cui lo Studio esternalizza a terzi alcuni servizi che trattano dati personali. E pensiamo anche a quegli studi che utilizzano propri mezzi di comunicazione web, come siti internet, blog, etc.

Il nuovo Regolamento consente apre all’avvocato nuovi aree professionali: purché possa comprovare esperienze e competenze l’avvocato potrà effettuare consulenze in materia di privacy o rivestire la funzione di responsabile della protezione dei dati o Data protection officer, ove in possesso anche di competenze tecniche specifiche.

Ricordiamo inoltre che ad oggi non è ancora stato approvato in Italia in via definitiva il decreto legislativo di armonizzazione della normativa interna al GDPR, che dovrà sicuramente introdurre delle regole specifiche per il trattamento di talune tipologie di dati primi fra tutti quelli giudiziari.

Va detto, poi, che non tutto potrà mai essere cristallizzato in qualsivoglia guida e linee guida, per la stessa ratio del nuovo GDPR che lascia ampi spazi a ché ciascuno conformi le misure da adottare alla propria organizzazione in concreto, rispondendo al nuovo principio dell’accountability (responsabilizzazione).

ANALIZZIAMO IN DETTAGLIO LE LINEE GUIDA PUBBLICATE DAL CNF:

I Principi del GDPR:

Il regolamento riafferma principi fondamentali già in vigore con la precedente legislazione e ne aggiunge di nuovi. Tra i principi relativi al trattamento dei dati che vengono confermati:

  •  finalità del trattamento che ne limita l’utilizzo ai soli fini degli obiettivi di tutela,consulenza e difesa perseguiti con specifico mandato dell’avvocato (titolare deltrattamento);
    ad esempio i dati raccolti nelle visure catastali non possono essere utilizzati per conoscere la vita privata degli assistiti, e neppure utilizzati a scopi commerciali, di pubblicità politica o elettorale;
  •  necessità e proporzionalità: il trattamento deve essere adeguato, pertinente e necessario allo scopo; ad esempio non appare opportuno estendere una raccolta di informazioni e dati relativi all’entourage familiare, se sono necessari solo alcuni datiinerenti l’attività professionale; i fascicoli delle pratiche e l’archiviazione informaticadegli stessi devono essere configurati in modo tale da ridurre al minimo l’utilizzazione di dati personali ed identificativi;
  •  durata limitata: il trattamento non può protrarsi oltre il tempo necessario perl’espletamento degli incarichi, ovvero oltre il tempo necessario in funzione del mandato e della finalità del trattamento stesso compresi gli obblighi legali di conservazione,;nell’informativa all’assistito è essenziale indicare la ragionevole durata del trattamentostesso (considerando che nel concetto di trattamento rientra anche la mera conservazione del fascicolo contenente dati personali, a prescindere dal fatto che si tratti di fascicolo informatico o cartaceo);
  • sicurezza e riservatezza: l’avvocato è tenuto, anche per obblighi deontologici e, nel rispetto del segreto professionale, ad approntare un adeguato livello di sicurezza per idati degli assistiti. L’avvocato, pertanto, nella sua qualità di titolare del trattamento deveprevedere tutte le misure necessarie per garantire la confidenzialità, integrità e disponibilità dei dati personali: i dati contenuti nel fascicolo, ad esempio, non possono essere consultati da persone non abilitate ed espressamente istruite e autorizzate ad accedervi in ragione dei loro specifici compiti, sia che si tratti di soggetti interniall’organizzazione dello studio legale (addetti alla segreteria, praticanti, colleghi distudio) o esterni allo stesso (co-difensori, consulenti tecnici, commercialisti etc).
  • rispetto del diritto delle persone.Sono poi stati introdotti ulteriori principi e doveri cui l’avvocato deve uniformarsi:
  • Il principio di accountability (o principio di responsabilizzazione): ancorché riprenda quanto già previsto dall’art. 6 comma 2 della Direttiva 95/46/CE – il GDPR impone (anche)all’avvocato un profondo cambiamento culturale nel trattamento delle informazioni di cui viene in possesso o ha accesso in virtù del suo mandato e, pertanto, nella qualità di titolare del trattamento.Rispetto al Codice Privacy, non sono più previste le c.d. misure minime, ma è posta in capo al titolare del trattamento, la responsabilità (accountability) di definire, dopo una attenta analisi dei dati trattati e dei possibili rischi connessi, le misure adeguate al fine di garantire il rispetto delle norme del GDPR. Responsabilizzazione significa, sostanzialmente, che le misure dovranno essere adeguate alla struttura del singolo titolare ed elaborate, caso per caso, ricorrendo ad una preventiva mappatura dei dati trattati, della mole degli stessi, dei rischi di trattamento dei dati gestiti.Accountability, inoltre, significa qualcosa di più: significa anche essere in grado di “rendere conto” delle attività poste in essere e del fatto di aver rispettato i principi del GDPR (e ciò inbase a quanto previsto dal secondo comma dell’art. 5 del GDPR). L’avvocato, pertanto, deve garantire la conformità (compliance, in inglese) al Regolamento dei trattamenti eseguiti (sia dal titolare che dai soggetti da lui eventualmente nominati come responsabili). Ciò significa, ad esempio, che anche l’adozione di criteri e procedure di trattamento certe e di una formazione adeguata allo studio, potrà precostituire una prova della conformità del trattamento al fine di evitare pesanti sanzioni.
  • La minimizzazione dei dati, cioè il principio secondo il quale i dati personali da trattare per ogni singola attività debbano essere soltanto quelli strettamente necessari per il raggiungimento dello scopo
  • Il diritto all’oblio:l’art. 17 del GDPR (C65, C66) prevede il diritto dell’interessato di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano ed il correlativo obbligo di adempiere senza ingiustificato ritardo da parte del titolare stesso. Il diritto all’oblio, si era di recente affermato per impulso della giurisprudenza a seguito della celebre Sentenza della Corte di Giustizia Europea, Grande Sezione, C-131/12 del 13 maggio 2014 (c.d. Google Spain) Esso si sostanzia, ad esempio, nel diritto del singolo non già alla radicale eliminazione dell’informazione ma alla non rinvenibilità della stessa, ovvero, nel mondo web, alla deindicizzazione delle informazioni personali dai motori di ricerca così che non fossero facilmente rintracciabili.

    Rispetto a tale assetto previgente, il GDPR si spinge oltre, richiedendo una vera e propria eliminazione del dato, e non la sua mera deindicizzazione: è necessario, in altri termini, che idati vengano completamente soppressi dall’archivio del titolare.Tale diritto, così esattamente correlato con i principi di proporzionalità, durata limitata e minimizzazione del trattamento, presuppone che venga effettuato un controllo di proporzionalità tra gli interessi della persona interessata e quelle del titolare del trattamento o,se del caso, del pubblico in generale (diritto all’informazione o interesse storico). L’interessato dovrebbe avere il diritto di chiedere che siano cancellati e non più sottoposti a trattamento i propri dati personali che non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati, quando abbia ritirato il proprio consenso o sia venuto meno il motivo per cui sono stati forniti.

    Per l’avvocato il diritto all’oblio non potrà essere esercitato sino quando non sia maturato il termine di prescrizione dell’azione per la responsabilità professionale. E’ importante rilevare,inoltre, che l’esercizio del diritto in parola cede il passo di fronte all’adempimento di alcuni obblighi di archiviazione dei dati per periodi specifici e risulta pertanto non utilmenteesercitabile ove comprometta l’adempimento ad obblighi fiscali o si ponga in contrasto necessità archivistiche di pubblico interesse ovvero, infine, ove il mantenimento del dato sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

  • il diritto alla portabilità dei dati: attribuisce agli interessati la facoltà di esigere dal titolare del trattamento la trasmissione dei loro dati ad un altro titolare, senza che il primo si possa opporre.L’art. 20 del GDPR attribuisce all’interessato il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: a) il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

    Ciò significa che l’avvocato che tratti i dati dei clienti con mezzi automatizzati (per esempio, adottando un gestionale informatico o anche solo tenendo uno schedario sotto forma di foglio di calcolo) è tenuto a comunicare i dati del suo cliente al collega alle seguenti condizioni:
    - il cliente ha espresso il suo consenso al trattamento dei suoi dati personali o il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto a cui il il cliente è parte o l’esecuzione delle misure precontrattuali adottate a richiesta del cliente;

    - e il trattamento è stato effettuato con mezzi automatizzati.
    Pertanto, se il suo cliente richiede la trasmissione dei suoi dati ad un collega, l’avvocato dovrà trasferirli in formato strutturato comunemente usato e leggibile da una macchina.
    Peraltro, il diritto alla portabilità non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

    Secondo il WG29 il diritto alla portabilità si applica solo se il trattamento è effettuato con l’aiuto di procedure automatizzate, e pertanto non è esteso ai fascicoli cartacei, che sembrano dunque esclusi dal diritto alla portabilità.
    Deve però essere ricordato che, secondo l’art. 2235 c.c., l’avvocato non ha diritto a trattenere i dati se non il tempo necessario alla tutela dei propri diritti.

    I titolari del trattamento devono essere in grado di seguire e identificare i destinatari dei dati personali che elaborano, e nei casi previsti debbono tenere un registro dei trattamenti.

  • La notificazione dei data breach al Garante e, in talune ipotesi, agli interessati
  • la valutazione di impatto: L’art. 35 del GDPR (C84, C89-C93, C95) prescrive – quando sia probabile che un tipo di trattamento possa creare un elevato rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, ivi compreso il trattamento su larga scala di dati particolari – che il titolare del trattamento debba effettuare una preliminare valutazione d’impatto (DPIA).

    Con specifico riferimento alla figura dell’avvocato ed al trattamento dei dati dei relativi aipropri assistiti, il C91 precisa che tale trattamento non dovrebbe mai essere considerato su larga scala. Ad onta di ciò, tuttavia, la valutazione di impatto è comunque necessaria laddove vengano soddisfatti almeno due dei nove dei criteri indicati dal WP29 (valutazione-punteggio, decisione automatica con effetto legale o simili; monitoraggio sistematico; raccolta di dati sensibili; collezione dati personali su larga scala; riferimenti incrociati di dati; persone vulnerabili; uso innovativo; esclusione del beneficio di un diritto-contratto). Maggiore è il numero di criteri soddisfatti dal trattamento, più è probabile che sia presente un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati e, di conseguenza, che sia necessario realizzare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, indipendentemente dalle misure che il titolare del trattamento ha previsto di adottare.

    Per meglio comprendere la portata dell’art. 35, il WP 29 ha adottato delle linee guida sulla DPIA e sui trattamenti che possono causare rischi: http://194.242.234.211/documents/10160/0/WP+248+-+Linee- guida+concernenti+valutazione+impatto+sulla+protezione+dati

    Per facilitare l’esecuzione della valutazione di impatto, il Garante per la protezione dei dati personali ha messo a disposizione un software, scaricabile al seguente link: http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/8581268

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L’INFORMATIVA

L’art. 13, paragrafo 1, del GDPR (C60-C62) impone all’avvocato che acquisisce i dati degli assistiti di fornire leseguenti informazioni:

  1. l’identità e i dati di contatto del titolare dello studio e, ove applicabile, del suorappresentante all’estero;
  2. i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (ove applicabile);
  3. le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica deltrattamento;
  4. le categorie di dati personali in questione;
  5. gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali;
  6. ove applicabile, l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a undestinatario in un paese terzo o a un’organizzazione internazionale e l’esistenza o l’assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione o, nel caso dei trasferimenti di cui all’articolo 46 o 47, o all’articolo 49, secondo comma, il riferimento alle garanzie adeguate o opportune e i mezzi per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stati resi disponibili.

In aggiunta a tali informazioni, una volta che i dati personali siano stati acquisiti, il titolare del trattamento dovrà fornire all’interessato ulteriori informazioni necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente, vale a dire:

  1. il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  2. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
  3. qualora il trattamento sia basato sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
  4. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
  5. se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure unrequisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;
  6. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

L’art. 14 enumera poi le informazioni da comunicare nell’ipotesi in cui i dati non siano stati ottenuti presso l’interessato: la persona deve essere informata degli elementi previsti dall’art. 13, ma allo stesso modo anche di quali dati personali, e le modalità con le quali sono state raccolte. Per gli avvocati il par. 5 dell’art. 14 prevede un’esenzione in virtù della necessità di preservare il segreto professionale: così è ad esempio il caso in cui il cliente trasmette informazioni e dati della controparte.

Gli avvocati che agiscono quali titolari dei dati sono liberi di determinare i mezzi occorrenti per assicurare l’informativa alle persone.
Tutte le persone hanno diritto di opporsi al trattamento dei dati per motivi legittimi, a meno che il trattamento non presenti un carattere obbligatorio.

In altri termini, e volendo semplificare ai minimi termini, l’avvocato è tenuto a rendere leinformazioni sul trattamento dei dati esclusivamente ai propri clienti, oltre che a tutti gli altri soggetti i cui dati vengano trattati per ragioni contrattuali (fornitori, collaboratori, consulenti, con esclusione dei dati che il titolare detenga ai fini dell’adempimento di un obbligo di legge – per esempio, quanto ai dati detenuti per ragioni fiscali – così potendosi argomentare dalla lettura del considerando n. 62), ma giammai anche alle controparti.

Contenuto dell’informativa.

Alla luce dell’art. 13 del Regolamento, gli interessati al trattamento da parte di uno studio legale dovranno essere informati su:
• L’identità e i dettagli di contatto del titolare del trattamento (l’avvocato o l’associazioneprofessionale);

• i dettagli di contatto del responsabile o dei responsabili della protezione dei dati, qualora nominati;
• Le finalità del trattamento
• La base giuridica del trattamento (prestazione contrattuale o precontrattuale su richiesta delcliente);

• interesse legittimo del titolare se costituisce la base giuridica del trattamento ex art. 6. comma 1 lettera f;
• destinatari di dati (subappaltatori, ufficiali giudiziari, ecc.);
• flussi transfrontalieri;

• la durata di conservazione;
• i diritti che gli interessati possono esercitare;
• le condizioni e le modalità per l’esercizio dei diritti degli interessati;
• il diritto di revocare il consenso, se questo è la base giuridica del trattamento;
• il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo;
• le informazioni sulla natura normativa o contrattuale del trattamento quando si tratta della base giuridica del trattamento.

Come va resa l’informativa.

Alla luce del considerando n. 58 e dei chiarimenti resi al riguardo dal Garante, l’informativadeve avere forma concisa, trasparente, comprensibile per l’interessato e facilmente accessibile. Essa dev’essere scritta in un linguaggio chiaro e semplice ma può essere resa anche in formatoelettronico (ad esempio, se destinate al pubblico, attraverso un sito web) o comunicata via e- mail (ad esempio, in occasione della trasmissione di una nota di onorario in particolare per regolarizzare la situazione con i clienti che non sono stati adeguatamente informati). Quanto ai minori, considerato che meritano una protezione specifica, il regolamento dispone che, quando il trattamento dati li riguarda, qualsiasi informazione e comunicazione dovrebbe utilizzare un linguaggio semplice e chiaro che un minore possa capire facilmente.

Con specifico riferimento alla professione forense, l’informativa può essere data anche nelcorpo dell’accordo contrattuale
Sono ammesse icone per la sua composizione, purché queste siano accompagnate da una informativa estesa (queste icone dovranno essere uguali in tutta Europa e saranno definite dalla Commissione Europea).

Il testo dell’informativa può anche essere inserito nel sito web dell’avvocato, a condizione che poi l’avvocato possa dimostrare che l’informativa è stata letta, ad esempio inserendo nel testo della procura che il cliente ha preso visione dell’informativa pubblicata sul sito, e di averla ben compresa.

Si ricorda, peraltro, che per il considerando n. 62, l’informativa sul trattamento non è dovuta“…(a) se l’interessato dispone già dell’informazione, (b) se la registrazione o la comunicazionedei dati personali sono previste per legge (c) o se informare l’interessato si rivela impossibile orichiederebbe uno sforzo sproporzionato.” (come nel caso dei trattamenti eseguiti a fini diarchiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici).

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CONSERVAZIONE DEI DATI

L’avvocato titolare del trattamento deve definire una politica di durata e di conservazione dei dati nel suo ufficio. I dati personali possono essere conservati solo per il tempo necessario per il completamento dell’obiettivo perseguito durante la loro raccolta.
In generale, i dati dei clienti possono essere tenuti per la durata del mandato professionale tra l’avvocato e il suo cliente. Possono ovviamente essere conservati anche dopo la cessazione del rapporto professionale, al fine di tutelare i diritti dell’avvocato nei confronti del cliente, sia quanto al diritto a conseguire i compensi, sia per resistere ad eventuali azioni di responsabilità: per tale ragione, si ritiene che la conservazione dei dati possa prolungarsi per tutto il tempo di prescrizione ordinaria, prima della loro cancellazione definitiva.

È inoltre importante ricordare che i dati acquisiti in sede di identificazione e adeguata verificata ai sensi del decreto legislativo n. 231 del 2007 in materia di antiriciclaggio devono essere conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, dellaprestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale (art. 31, comma 3, d.lgs. 231 del 2007).

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IL CONSENSO

Il consenso è definito dall’art. 4, par. 1 n. 11, del GDPR come “qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento”.

L’art. 6, par. 1, del GDPR indica le condizioni di liceità del trattamento, individuando 5condizioni di cui almeno una deve ricorrere affinché il trattamento possa essere considerato lecito. Delle condizioni indicate, si evidenziano le seguenti:

  1. a)  l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità;
  2. b)  il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.

Quantunque non sia richiesto un consenso scritto, e sebbene l’attività professionale possarientrare nella lettera b), è preferibile precostituirsi la prova di avere ottenuto il consenso (art.7, par. 1, del GDPR): l’avvocato, quindi, dovrà sottoporre al cliente per la firma unadichiarazione di consenso in una forma comprensibile e facilmente accessibile, che usi un linguaggio semplice e chiaro e non contenga clausole abusive (C42). È facoltà dell’interessato revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (art. 7, par. 2, del GDPR), ma “la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca”.

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DIRITTO DI ACCESSO AI DATI

Il GDPR apporta le rilevanti modifiche anche sul diritto di accesso.
Qualsiasi persona fisica che giustifichi la sua identità ha diritto di interrogare il titolare
- per sapere se sta trattando i suoi dati;
- per ottenere la comunicazione dei dati in forma comprensibile e tutte le informazioni disponibili per quanto attiene l’origine del trattamento;
- per ottenere informazioni sulla finalità del trattamento i dati raccolti e i destinatari

Sinteticamente:
Tempo di risposta a una richiesta: il tempo di risposta è ora un mese dal ricevimento della richiesta (articolo 12.3). Viene tuttavia offerta l’opportunità di prorogare questo termine di due mesi, “data la complessità e il numero di applicazioni”, a condizione che l’interessato ricevacomunque un’informazione al riguardo entro un mese dal ricevimento della richiesta (articolo12.3).
Commissioni di riproduzione: il regolamento prevede un principio di gratuità copie fornite come parte di una richiesta di accesso (Articolo 12.5). questo solo quando la domanda è manifestamente infondata o eccessiva che il il responsabile del trattamento può richiedere il pagamento di “costi ragionevoli” che tengono conto dei costi amministrativi sostenuti per la fornitura delle informazioni. La medesima regola si applica quando viene richiesta una copia aggiuntiva dei dati.
Le modalità di comunicazione dei dati: il regolamento prevede che se la persona inoltra una domanda per via elettronica, l’informazione richiesta è comunicata in forma elettronica di uso comune, a meno che l’interessato non richieda diversamente (art. 12,3).

Prevede inoltre che il responsabile del trattamento assista il titolare nell’adempimento dei suoi obblighi riguardo al diritto di accesso (articolo 28 e). Ad esempio: un datore di lavoro potrebbe chiedere al proprio responsabile del trattamento di fornirgli supporto per fornire ai dipendenti che lo richiedono geolocalizzazioni “in forma accessibile”;

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PRIVACY BY DEFAULT E PRIVACY BY DESIGN

L’art. 25 del GDPR prevede l’obbligo Integrare di default il concetto di dati personali nella progettazione di nuovi prodotti e servizi. Quando l’avvocato cambia i suoi software, pertanto,si deve interrogare sin dall’inizio in merito all’impatto dell’evoluzione sui dati che tratta. Ciò implica in particolare l’integrazione di tecniche di protezione e misure organizzative per limitare i rischi di violazione dei diritti e delle libertà delle persone.

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E POI IL CNF ANALIZZA ALCUNE SITUAZIONI TIPICHE PROVANDO A FORNIRE DELLE RISPOSTE:

  • Quando l’avvocato è titolare?

Ai sensi dell’art 4 comma. 7 GDPR (C74) il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme adaltri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. Il termine inglese “Data Controller” ben si concilia con il carattere gestionale di colui che può determinare finalità emezzi del trattamento.

L’avvocato sarà titolare del trattamento di tutte le informazioni che vengono allo stesso fornite dagli assistiti in virtù o in correlazione del mandato ricevuto.

Il GDPR prevede altresì (art. 26, C79) la figura dei contitolari del trattamento quando più titolari determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento. Si reputa che nel mondo forense questa figura possa ravvisarsi in tutti i casi in cui vi sia un mandato a più colleghi che lavorano insieme ed in collaborazione determinando insieme le finalità e le modalità del trattamento. In questi casi è necessario un esplicito accordo interno che definiscale rispettive responsabilità ed osservanza degli obblighi, con particolare riguardo all’esercizio dei diritti dell’interessato, e le rispettive funzioni di comunicazione delle informazioni di cuiagli articoli 13 e 14 del GDPR.

Nel caso in cui, invero, ciascun avvocato riceva mandato per specifiche prestazioni o attività, pur inerenti lo stesso oggetto di controversia, consulenza o problematica, non si ravvisa una collaborazione nelle finalità e, pertanto, ciascuno sarà autonomo titolare del trattamento elaborando autonomamente le modalità di trattamento. È il caso, ad esempio, di assistenza specifica di più avvocati ciascuno in ambiti diversi ed autonomi, come – anche all’interno dellostesso studio – l’avvocato cui è affidata la difesa in sede civile e l’avvocato cui è affidata ladifesa in sede penale da parte del medesimo soggetto per fatti correlati.

  • In uno studio associato chi è il titolare?

Nel caso di società o associazioni è sempre l’ente giuridico – in nome del legale rappresentante – ad essere qualificato titolare; ciononostante, in virtù del mandato tra assistito e avvocato, mandato di natura prettamente personale e fiduciaria, si reputa che il titolare non potrà cheravvisarsi nell’avvocato che riceve (o negli avvocati della società o associazione che ricevono) incarico della prestazione e non nel legale rappresentante della persona giuridica. Nel caso, infatti, in cui il fiduciario cessi i propri rapporti professionali con l’associazione o la società, l’incarico fiduciario con quel professionista è autonomo, e la società o associazione non dovrebbe più reputarsi titolata a detenere la totalità delle informazioni fornite. Nella pratica non potrebbe avocare un diritto di titolarità delle informazioni del fascicolo o di tutti i dati relativi al singolo assistito, ma, per applicazione dei criteri di necessità, proporzionalità e minimizzazione dei soli dati pertinenti e necessari, come ad esempio, a fini fiscali

  • L’avvocato domiciliatario è titolare?
    Si reputa che l’avvocato mero domiciliatario, poiché tratta dati personali per conto del dominusmandatario (titolare del trattamento), sia da qualificarsi Responsabile ai sensi dell’art. 4 par. 8del GDPR.
    I responsabili del trattamento sono soggetti ad oneri ed obblighi del tutto similari a quelli previsti per i titolari, devono presentare garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento egarantisca la tutela dei diritti dell’interessato.I domiciliatari non potranno ricorrere ad altri responsabili o sub-responsabili senza previa autorizzazione scritta, specifica o generale, del titolare del trattamento ed in ogni caso, dovranno informare immediatamente del trattamento di eventuali modifiche previsteriguardanti l’aggiunta o la sostituzione di altri responsabili del trattamento, dando così al titolare l’opportunità di opporsi a tali modifiche.
  • L’avvocato deve tenere un registro dei trattamenti?

Il registro delle attività di trattamento elenca le informazioni sulle caratteristiche dei trattamenti effettuati dal titolare del trattamento.
Ogni titolare del trattamento di dati dovrà tenere un registro delle categorie di trattamento dei dati personali implementati sotto la sua responsabilità. Tale obbligo non vige per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento non includa un rischio per i diritti e le libertà delle persone interessate, non occasionale o se si riferisce in particolare a dati sensibili o a dati relativi a condanne e reati.

Uno studio legale sarà quindi soggetto all’obbligo di istituire un registro delle attivitàtrattamento allorché il trattamento sia riferito a particolari categorie di dati o dati relativi a condanne e reati sanzioni (esemplificativamente: gli avvocati che si occupano di diritto penale, quelli che si occupano di famiglia e minori, di diritto della previdenza sociale, di medical malpractice e, in generale, di vertenze in materia di risarcimento danni da lesioni personali). In ogni caso la detenzione del registro è fortemente consigliata anche all’avvocato che – ipotesi quasi di scuola – tratti soltanto dati comuni, consentendogli di mappare più chiaramente i trattamenti e di monitorare gli stessi ai fini del rispetto dei principi del GDPR e dei diritti degliinteressati, oltre a risultare molto utile, ove occorra, per fornire prova dell’esatto adempimento all’obbligo adeguamento al principio dell’accountability.

Tale registro, in conformità con l’articolo 30 del GDPR, deve includere le seguenti informazioni:
• Il nome e i dettagli di contatto del titolare, del contitolare, del responsabile e, se del caso, il rappresentante del responsabile della’ elaborazione e responsabile della protezione dei dati;

• gli scopi del trattamento;
• Una descrizione delle categorie di dati trattati, nonché delle categorie di persone coinvolte nel trattamento;
• Categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi idestinatari dei paesi parti terze o organizzazioni internazionali;
• Ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terza parte oun’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione di paese terzo o di tale organizzazione internazionale e i documenti che certificano l’esistenza di garanzie adeguate;
. ove possibile il termine ultimo previsto per la cancellazione dei dati;
. ove possibile una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative

  • Quali dati tratta l’avvocato?

L’avvocato tratta:

  • -  i dati relativi al personale dipendente ed ai collaboratori;
  • -  i dati relativi ai clienti;
  • -  i dati raccolti attraverso il sito internet

a. I dati relativi ai dipendenti e ai collaboratori

Nell’ambito dei rapporti di collaborazione o di lavoro (ad esempio con una segretaria o il tecnico del computer) della gestione del libro paga e la gestione amministrativa del personale, l’avvocato – in qualità di datore di lavoro effettua un trattamento di dati. Lo deve pertanto effettuare in conformità alle norme del GDPR, ricordando che l’art. 88 prevede discrezionalitàdegli stati membri nella regolamentazione del trattamento dei dati nell’ambito del rapporto di lavoro (ad oggi il decreto legislativo non è ancora stato emanato).

Nel contesto della gestione dei suoi dipendenti e, più in generale, il suo personale, l’avvocato come il datore di lavoro può raccogliere principalmente due tipi di dati:

• Dati necessari per ottemperare a un obbligo legale. • Dati utili per:
(i) gestione amministrativa del personale,
(ii) organizzazione lavoro e

(iii) azione sociale.

Durante il colloquio per l’assunzione, i dati dovrebbero essere usati solo per valutare la capacità del candidato di eseguire il lavoro proposto.
Potranno pertanto essere raccolti solo i dati relativi alla qualifica e all’esperienza del collaboratore (esempi: diplomi, precedenti lavori, ecc.)

È pertanto vietato:
• raccogliere dati sulla famiglia del candidato;
• raccogliere dati su opinioni politiche o appartenenza sindacale il candidato.

  • L’avvocato può effettuare controlli sull’attività dei dipendenti / collaboratori?

L’avvocato del datore di lavoro può utilizzare strumenti per controllare l’attività dei dipendenti o del personale.
Ad esempio, lo studio legale potrebbe determinare le condizioni di utilizzo dell’accesso aInternet da parte di dipendenti e personale sul luogo di lavoro: può inserire i filtri per bloccare determinati contenuti (pornografia, pedofilia, ecc.).

È anche possibile limitare l’uso di Internet per motivi di sicurezza, ad esempio il download disoftware, o predisporre strumenti atti a controllare le ore di lavoro o l’accesso da parte deidipendenti ai files.
Non è invece possibile estendere al controllo dell’attività dei dipendenti l’utilizzo di un eventuale software installato al fine di calcolare il tempo dedicato dall’avvocato allo studio oalla predisposizione di atti di un fascicolo.

  • Per quanto tempo devono essere conservati i dati relativi al personale dipendente ed ai collaboratori?

In base al principio generale per cui il trattamento non può protrarsi oltre il tempo necessarioper l’espletamento degli incarichi, ovvero il tempo necessario in funzione della finalità deltrattamento stesso, i dati relativi ai dipendenti o ai collaboratori potranno essere conservati peril tempo della durata del rapporto, aumentato dell’eventuale tempo di maturazione dellaprescrizione, al fine di far valere i diritti nascenti dal rapporto.

  • L’avvocato deve dare un’informativa ai dipendenti e collaboratori in merito al trattamento dei dati?

In conformità con i requisiti dell’Articolo 13 del GDPR, i dipendenti e i collaboratori dello studio legale dovrebbero essere informati in merito a:
• L’identità e i dettagli di contatto del titolare del trattamento;
• I dettagli di contatto del responsabile della protezione dei dati quando ce n’è uno;

• L’obiettivo perseguito (gestione amministrativa del personale e assunzioni);
• la base legale del trattamento;
• interesse legittimo del titolare se costituisce la base giuridica del trattamento ex art. 6. comma 1 lettera f;

• Destinatari dei dati (chi tiene i libri paga, ecc.);

• flussi transfrontalieri;
• la durata di conservazione;
• Condizioni di esercizio dei loro diritti di opposizione, accesso, rettifica e limitazione, ecc.;• Il diritto di revocare il consenso se è la base giuridica del trattamento;

• Il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo;
• Informazioni sulla natura normativa o contrattuale del trattamento quando si tratta della base giuridica del trattamento.
Questa informazione può essere inserita nell’accordo di collaborazione o nel contratto di lavoro, ovvero può essere oggetto di documento visualizzato o può essere inviata comunicazione via e-mail, in particolare per regolarizzare la situazione con dipendenti e personale che non sono stati adeguatamente informati.

b. I dati relativi al cliente

  • Quali dati tratta l’avvocato nell’ambito del suo rapporto con il cliente?

Dati particolari

Nell’ambito dell’esercizio della professione di avvocato, il trattamento dei dati personali delcliente riguarda tutti i dati necessari per la formazione del fascicolo del cliente e per la difesa dei suoi interessi.
Data la diversità dei campi di intervento degli avvocati, questi dati possono essere molto diversi e possono essere relativi alla vita personale, ma anche i dati di che rivestono una particolare sensibilità: l’avvocato infatti potrebbe avere a che fare con dati personali che rivelano l’originerazziale o opinioni etniche, politiche, credenze religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale,così come l’elaborazione di dati genetici, dati biometrici ai fini dell’individuazione di una persona fisica, dati sanitari unici o di vita, orientamento sessuale.

L’ articolo 9, comma 1 del GDPR prevede il divieto in linea di principio del trattamento di tali dati.
Tuttavia, l’articolo 9 prevede un’eccezione al comma 2.f) per “accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionale”.

Gli avvocati possono quindi trattare dati particolari nell’esercizio della professione purché idati in questione siano strettamente necessari per esercitare o difendere i diritti dei clienti. Ovviamente è raccomandata una interpretazione rigorosa di questa necessità, anche nel rispetto del principio di minimizzazione di cui si è detto più sopra.

  • Dati relativi a condanne penali e reati.

L’avvocato al fine di poter espletare il proprio incarico può/deve raccogliere dati sulle condanne penali e sui precedenti del cliente. La natura speciale di questi dati richiede garanzie di un trattamento specifico.
L’ articolo 10 del GDPR prevede che tale trattamento possa essere effettuato solo sotto il controllo dell’autorità pubblica, o regolamentato da disposizioni specifiche previste dalla legge nazionale.

  • L’avvocato deve seguire formalità particolari nel trattamento dei dati del cliente?

Laddove il trattamento di dati particolari sia effettuato dall’avvocato in modo non occasionaleè opportuno che sia previsto nel registro dei trattamenti un apposito modulo relativo ai dati del cliente, che deve includere i seguenti elementi:

⚫ Identità e dettagli di contatto del titolare del trattamento;⚫ scopi;
⚫ Categorie di persone interessate;
⚫ Categorie di dati personali;

⚫ Categorie di destinatari;
⚫ Trasferimenti verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale;⚫ Termine finale del trattamento;
⚫ Descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative.

  • È necessario fornire una informativa al cliente?

In conformità con i requisiti della sezione 13 del GDPR, i clienti di uno studio legale dovrebbero essere informati su:

• L’identità e i dettagli di contatto del titolare del trattamento (la ditta);
• i dettagli di contatto del responsabile della protezione dei dati quando ce n’è uno;
• L’obiettivo perseguito (gestione e monitoraggio dei file dei clienti);
• La base giuridica del trattamento (prestazione contrattuale o precontrattuale su richiesta delcliente);
• interesse legittimo del titolare se costituisce la base giuridica del trattamento ex art. 6. comma 1 lettera f;
• destinatari di dati (subappaltatori, ufficiali giudiziari, ecc.);
• flussi transfrontalieri;
• la durata di conservazione;
• i diritti che hanno;
• Condizioni per l’esercizio di questi diritti;
• Il diritto di revocare il consenso se è la base giuridica del trattamento;
• Il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo;
• Informazioni sulla natura normativa o contrattuale del trattamento quando si tratta della basegiuridica del trattamento.

Queste informazioni possono essere incluse nell’accordo con il cliente; possono anche essere comunicate via e-mail o in occasione della trasmissione di una nota di onorario, in particolare per regolarizzare la situazione con i clienti che non sono stati adeguatamente informati.

  • Per quanto tempo devono essere conservati i dati del cliente?

L’avvocato titolare del trattamento deve definire una politica di durata e di conservazione dei dati nel suo ufficio. I dati personali possono essere conservati solo per il tempo necessario per il completamento dell’obiettivo perseguito durante la loro raccolta. In generale, i dati dei clienti possono essere tenuti per la durata del mandato professionale. I dati dovranno essere conservati inoltre, prima della loro cancellazione definitiva sino a che un’eventuale azione di responsabilità professionale in cui potrebbe essere implicato l’avvocato,non sia prescritta.

  • Cosa deve fare l’avvocato in caso di revoca del mandato?

Come già rilevato più sopra con riferimento al diritto di portabilità dei dati, l’avvocato che ha inizialmente trattato i dati è tenuto a comunicare i dati del suo cliente o di un collega alle seguenti condizioni:
- l cliente ha espresso il suo consenso al trattamento dei suoi dati personali o il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto a cui il il cliente è parte o l’esecuzione delle misure precontrattuali adottate a richiesta del cliente;

- e il trattamento è stato effettuato con mezzi automatizzati.
Pertanto, se il suo cliente richiede la trasmissione dei suoi dati ad un collega, l’avvocato dovrà trasferirli in formato strutturato comunemente usato e leggibile da una macchina.
Si rammenta che ove il fascicolo fosse tenuto in modalità esclusivamente cartacea, non si applica il diritto alla portabilità, ma il fascicolo deve essere consegnato al cliente nel minortempo possibile, con l’eccezione delle lettere riservate che dovranno essere consegnate direttamente all’avvocato che lo ha sostituito.

È necessario adottare misure di sicurezza adeguate alla sensibilità dei trattamenti. L’avvocato è inoltre soggetto al segreto professionale assoluto e deve, ancor più per questo motivo, assicurare la sicurezza dei dati affidatigli dai suoi clienti. Per fare ciò, è necessario verificare che l’accesso ai locali in cui sono conservati o memorizzati i fascicoli sia sufficientemente sicuro (uffici bloccati, accesso badge, ecc.). È anche importante verificare la sicurezza del sistema informatico su quali file sono memorizzati in formato digitale (firewall, password robuste per accesso, diritti, ecc.)

 

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IL RAPPORTO CON I SOGGETTI ESTERNI ALLO STUDIO

  • Chi è il responsabile del trattamento?

Ai sensi dell’art. 4, par. 8 il responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che “tratta dati personali per conto del titolaredel trattamento”.
È importante sottolineare il concetto del trattamento dei dati personali “per conto” del titolaredel trattamento. Il responsabile, in sostanza, effettua il trattamento in quanto i dati personali gli sono comunicati dal titolare del trattamento.

In pratica, è la persona che tratta dati personali per conto dello studio legale come un contabile, un editore di software, un host web, ecc.
Il responsabile è da considerarsi solo “esterno” allo studio legale; pertanto non è possibilenominare un Collega, un dipendente o un collaboratore come responsabile della protezione dei dati. I soggetti a cui lo studio comunica i dati personali trattati sono considerati responsabili del trattamento (es.: commercialista, consulente del lavoro, consulente, fornitori di servizi digitali, conservatori di documenti informatici, ecc.).

Nella ipotesi in cui vi sia un responsabile del trattamento (un soggetto esterno) e qualora fosseuna persona fisica, la prima cosa da fare è fornire l’informativa al momento della raccolta deisuoi dati personali. Nel caso di persone giuridiche si può procedere con la sottoscrizione del contratto così come illustrato nel paragrafo seguente.

  • Cosa fare in caso in cui vi sia un responsabile del trattamento dei dati

L’art. Articolo 28, comma. 3, del GDPR prevede l’obbligo di stipulare un contratto tra titolare e responsabile del trattamento, dettagliando i suoi contorni e stabilendo requisiti rigorosi sugli aspetti severi e più importanti.
Il contratto dovrà includere:

• l’oggetto;
• la durata;
• natura;
• lo scopo;
• il tipo di dati personali;
• le categorie di persone interessate;
• i diritti e gli obblighi del responsabile del trattamento;
• le misure di sicurezza attuate in relazione al trattamento dei dati che sarà effettuato.Il contratto deve anche definire gli obblighi del responsabile relativi a:

• la possibilità di elaborare dati solo su un’istruzione documentata del titolare del trattamentoanche per quanto riguarda i flussi transfrontalieri;
• riservatezza dei dati;
• l’esercizio dei diritti delle persone interessate;

• l’assistenza che deve essere fornita al titolare tramite con misure tecniche e organizzativeadeguate, nella misura in cui sia possibile, per consentire al titolare di adempiere all’obbligo di rispondere alle richieste delle persone interessate;
• l’assistenza fornita al titolare per assicurare il rispetto dei suoi obblighi in relazione alla naturadel trattamento e delle informazioni a disposizione del responsabile;

• la cancellazione dei dati in questione alla fine del trattamento, o la loro restituzione al titolare o alla loro conservazione se richiesto da a disposizione nazionale o europea;
• la messa a disposizione del titolare dei dati tutte le informazioni necessarie a dimostrare la conformità agli obblighi e a consentire condurre verifiche, comprese le ispezioni, da parte del titolare o di suo incaricato, e collabora in questi audit;

• l’eventuale assunzione da parte del responsabile di altro responsabile per l’esecuzione dispecifiche attività di trattamento per conto del titolare. L’incarico che deve essere formalizzatoin un contratto che preveda tutti gli obblighi sopra elencati.

Le clausole contrattuali che vincolano i titolari e responsabili devono pertanto essere molto precise sia sulle modalità di trattamento che sulla gestione delle loro relazioni e sullo scambio di informazioni tra di loro.

Ai sensi dell’articolo 28, paragrafo 1, del GDPR il responsabile del trattamento dei dati hal’obbligo di incaricare solo responsabili “che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti delpresente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato”.

Il GDPR stabilisce (art. 28, par. 2, GDPR) che il responsabile può nominare a sua volta un responsabile (subresponsabile) ma tale nomina è subordinata a esplicita autorizzazione scritta del titolare del trattamento.

  • Come opera il responsabile del trattamento ?

Ai sensi dell’art. 29 del GDPR “Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non puòtrattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri”. Pertanto, sono esplicitamente richieste istruzionispecifiche al responsabile del trattamento da parte del titolare; tali istruzioni potranno essere indicate nel contratto tra il titolare e il responsabile.

Cosa fare con i responsabili del trattamento con i quali lo studio ha già relazioni commerciali

Gli studi legali dovranno interpellare i loro subappaltatori sulle garanzie adottate per garantire la loro conformità con il GDPR.
Nel caso in cui lo studio legale identifichi lacune nelle misure adottate dal responsabile dovranno integrare il contratto al fine di colmarle.

  • Quando l’avvocato è responsabile del trattamento?

L’Avvocato può anche essere responsabile del trattamento dei dati personali nel momento incui – ad esempio – gli venga richiesta una consulenza da un soggetto che è titolare deltrattamento. Allo stesso modo, l’avvocato può essere responsabile del trattamento allorquando riceva una domiciliazione da parte di un Collega. Anche in questo caso, l’Avvocato sarànominato responsabile del trattamento e dovrà sottoscrivere un contratto con il Collega titolare del trattamento.

Diversa è la situazione dell’Avvocato al quale viene conferita la procura congiuntamente e/odisgiuntamente ad altro Collega. In questo caso si di fronte ad un’ipotesi di contitolarità, così come disciplinata dall’art. 26 del GDPR.

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IL SITO WEB DELLO STUDIO

Gli avvocati possono utilizzare siti web à per promuovere la loro attività, presentare i componenti dello studio, o pubblicare articoli ma il sito web può anche consentire la raccolta di dati personali con diverse modalità:
• un questionario online;

• una consultazione online;
• un modulo di contatto;
• creazione di un account online;
• attraverso i cookies
La titolarità di un sito web comporta principalmente la pubblicazione di una informativa, redatta ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR.

  • Cosa deve fare l’avvocato in caso di raccolta di dati attraverso il sito internet?

Qualora il sito web dello studio permetta l’inserimento di dati personali (es. modulo dicontatto), è opportuno che sia utilizzata la connessione con protocollo sicuro HTTPS(tecnologia “SSL”) per garantire il rispetto delle misure di sicurezza in funzione della confidenzialità delle informazioni scambiate con il professionista.

L’avvocato dovrà inserire, all’interno del registro delle attività di trattamento, un appositomodulo dedicato al trattamento dei dati sul sito web che deve includere i seguenti elementi:

• Identità e dettagli di contatto del titolare • scopi;
• Categorie di persone;
• Categorie di dati personali;

• Categorie di destinatari;
• trasferimenti verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale; • Scadenze per la cancellazione;
• Descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative

Qualora l’avvocato riceva una proposta di incarico tramite il sito web sussiste l’obbligo di formalizzare il mandato accertando l’identità del cliente (art. 23 cod. deont.).

Contenuti del sito
Contenuti obbligatori previsti dal codice deontologico

• Indicazione del titolo professionale, la denominazione dello studio e l’ordine di appartenenza(art. 35, c. 3, cod. deont.)
• Il praticante può utilizzare soltanto il titolo per esteso “praticante avvocato” con l’eventuale indicazione di “abilitato al patrocinio” qualora abbia conseguito l’abilitazione (art. 35, c. 5,cod. deont.)

  • Contenuti obbligatori previsti dall’art. 7 D. Lgs. n. 70/2003 (attuazione della direttiva 2000/31/CE sul commercio elettronico) a pena di una sanzione amministrativa da euro 103 ad euro 10.000

•riferimento alle norme professionali e al codice deontologico e le modalità di consultazione dei medesimi;
•il numero della partita IVA

La L. n. 247/2012 esclude i compensi tra le informazioni che possono essere diffuse.

  • Contenuti obbligatori previsti dal GDPR

•Obbligo ai titolari di siti web di informare gli utenti che visitano il sito sulle modalità di utilizzo dei cookie
•Informativa sul trattamento dei dati
. le informazioni di cui agli art.li 13 e 14.

  • Come rendere l’informativa nel sito in caso di utilizzazione dei cookies

Come prima cosa, gli avvocati dovranno verificare l’effettiva presenza di cookie sul loro sito web attraverso il dipartimento IT dell’azienda, i fornitori di servizi o controllando gli strumenti utilizzati, ecc.
Successivamente, è necessario determinare i tipi di cookie utilizzati sul sito web dell’avvocato. In effetti, alcuni cookie richiedono il consenso dell’utente, questo è il caso per:

. cookie pubblicitari;
• cookie “social network” generati dai pulsanti di condivisione quando raccolgono datipersonali senza il consenso delle persone interessate;
• alcuni cookie di misurazione degli accessi
In questo caso, il consenso deve essere precedente all’inserimento o alla lettura del contenuto del sito. Finché il cliente non ha dato il suo consenso, questi cookie non possono essere depositati o letti dal sito stesso.

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L’ADOZIONE DI BUONE PRASSI PER LA SICUREZZA DEI DATI

Come già si è detto, è essenziale garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati dagli studi legali garantendo un livello di sicurezza adeguato al rischio di trattamento. L’avvocato è soggetto al segreto professionale. Questo obbligo rafforza la necessità di misure di sicurezza negli studi legali poiché in caso di violazione dei dati personali dei clienti, è segreto professionale che viene violato. La sfida della sicurezza non è quindi banale per l’avvocato.

Quali misure adottare?
In caso di documenti o fascicoli analogici

È necessario mettere in atto misure di sicurezza fisica nello studio: ad esempio:
• Limitare l’accesso all’ufficio;
• Non archiviare fascicoli o documenti contenenti dati personale in locali dello studioaccessibili a tutti;

• Installare gli allarmi nei locali dello studio.

In caso di documenti o fascicoli gestiti digitalmente

Si consiglia di:

• Autenticare gli utenti: impostare una password minima di 8 caratteri contenenti maiuscole,lettere minuscole, numeri e caratteri speciale; non condividerla; non scriverla chiaramente su un foglio; evitare la pre-registrazione; cambiarla regolarmente;
. gestire i diritti e istruire gli utenti: determinare persone che hanno il diritto di accedere ai dati personali;

. rimuovere le autorizzazioni di accesso obsolete;
. scrivere un regolamento di utilizzo del computer e inserirlo nel regolamento internonell’ipotesi che sia stato adottato;
• mobile computing sicuro: fornire mezzi di crittografia per computer portatili e dispositivi diarchiviazione rimovibili (chiavette USB, CD, DVD …), evitare di memorizzare dati personali sensibili dei clienti.
• eseguire il backup e pianificare la business continuity: implementare i backupregolarmente, conservare i supporti di backup in un luogo sicuro, ecc.

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IL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI – DPO 

  • Lo studio legale deve nominare un DPO?

Ai sensi dell’articolo 37 del GDPR, i titolari del trattamento e i responsabili dovranno nominare un responsabile della protezione dei dati ogniqualvolta:

  • ⚫  il trattamento sia effettuato da un’autorità, un organismo ovvero un ente pubblico;
  • ⚫  le attività principali del titolare del trattamento e del responsabile del trattamentorichiedano il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala;
  • ⚫  se le loro attività principali (core business) li portano a trattare (su larga scala) categoriespecifiche di dati, noti come dati “sensibili” e dati su condanne penali e reati;Negli altri casi, la nomina di un responsabile della protezione dei dati è ovviamente possibile, come opzione organizzativa ulteriore e di maggior cautela.
    I titolari del trattamento possono optare per un responsabile per la protezione di dati condivisocon altri, ovvero per un delegato interno all’organizzazione od esterno.

    Il gruppo di lavoro articolo 29 (WP29), composto da rappresentanti delle Autorità Nazionali per la protezione dei dati degli Stati membri dell’UE ha pubblicato linee guida sul ruolo dei responsabili della protezione dei dati e fornito raccomandazioni per adottare buone prassi.
    Se viene nominato un responsabile della protezione dei dati, lo studio legale obbligato a pubblicare le informazioni relative al DPOe a farne comunicazione all’autorità di controllo competente.

    Tuttavia, la previsione dell’art. 37 (così come quella dell’art 35) si applica sempre al titolare oal responsabile del trattamento di categorie dati particolari. Queste disposizioni richiedono la nomina del DPO nei casi in cui le attività principali della persona del titolare o del responsabile consistono in un trattamento su larga scala delle categorie di dati di cui all’articolo 9. Secondo le linee guida dei responsabili della protezione dei dati, “per “attività principali” si possono intendere le operazioni essenziali che sono necessarie al raggiungimento degli obiettivi perseguiti dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento, comprese tutte quelle attività per le quali il trattamento dei dati è inscindibilmente connesso all’attivitàdel titolare del trattamento o del responsabile del trattamento. Per esempio, il trattamento di dati relativi alla salute (come le cartelle sanitarie dei pazienti) è da ritenersi una delle attività principali di qualsiasi ospedale; ne deriva che tutti gli ospedali dovranno designare un RPD”. Va inoltre correttamente interpretata l’espressione “larga scala”, e ciò in quanto anche un piccolo studio legale potrebbe dover affrontare trattamenti di una notevole mole di dati sensibili: al riguardo, si evidenzia che il considerando 91 del GDPR – così come le stesse esemplificazioni delle linee guida – consentono di sostenere che questo requisito non si applica agli avvocati ed in genere ai professionisti organizzati su base individuale (cfr punto 1.3.2.4 sulla valutazione dell’impatto).

    Pertanto, pur potendosi ritenere che la maggior parte degli studi legali non trattino siffatti dati personali su larga scala che pertanto, la nomina di un responsabile della protezione dei dati non è richiesta, la valutazione dell’opportunità o meno di nominare un delegato alla protezione i dati deve essere effettuata caso per caso, in funzione in particolare dei seguenti parametri:

    ⚫ numero di persone interessate dal trattamento di dati personali⚫ volume dei dati trattati,
    ⚫ la durata
    ⚫ permanenza delle attività del trattamento

    ⚫ estensione geografica dell’attività di trattamento.
    Vale, in ogni caso, la medesima regola espressa per il DPIA (documento di valutazione di impatto per la protezione dei dati): per quanto non obbligatoria, la designazione di un Data Protection Officer potrebbe essere valutata dagli studi legali come un’opportunità organizzativa nell’ormai imprescindibile gestione dei trattamenti.

  • Quali sono i compiti del DPO?

Il GDPR impone ai DPO degli obblighi importanti: sono come dei direttori di orchestra della conformità in materia di protezione dei dati personali in seno all’organismo che li ha nominati,sono incaricati:

  • ⚫  Informare e consigliare il titolare o il responsabile, e i loro dipendenti;
  • ⚫  Assicurare il rispetto del regolamento e della legge nazionale in merito alla protezionedei dati;
  • ⚫  Informare l’organizzazione sulla realizzazione di studi di impatto sulla protezione datie verificarne l’esecuzione;
  • ⚫  Collaborare con il Garante ed esserne il punto di contatto.
  • ⚫  Collaborare nell’adeguamento agli obblighi imposti dal regolamento europeo, fornendoinformazioni sul contenuto dei nuovi obblighi imposti dal regolamento europeo;
  • ⚫  Condurre un inventario del trattamento dei dati della propria organizzazione;
  • ⚫  Progettare azioni di sensibilizzazione;

⚫  Gestire in maniera continuativa la conformità dell’organizzazione al regolamento.

Le responsabilità che sorgono in capo alla persona designata come DPO sono quindi rilevantissime.

  • L’avvocato come DPO

Si potrebbe pensare che un avvocato potrebbe essere la persona più indicata a rivestire il ruolo di DPO, ma deve essere chiaro come, avendo presenti le diversità di compiti previsti dal regolamento, una persona nominata come DPO deve avere nozioni tecniche maggiori rispetto alle semplici competenze legali

Laddove l’avvocato dovesse svolgere funzioni di DPO dovrà tenere presente che i compiti, lefunzioni e le verifiche imposti dal Regolamento UE non richiedono conoscenze di esclusiva natura legale.
Inoltre, l’assimilazione delle due funzioni (avvocato / DPO) e il rischio di confusione tra queste funzioni sono un punto da valutare con estrema attenzione da parte di qualsiasi avvocato che abbia la possibilità di essere nominato come responsabile della protezione dei dati su richiestadi un cliente. In tali casi, l’avvocato si troverebbe ad alternarsi tra la funzione di DPO e losvolgimento dei compiti di consulenza e difesa dei diritti tipici della professione. Egli dunque dovrà essere in grado di garantire la propria indipendenza e di evitare conflitti di interesse, che potrebbero derivare dall’essere contemporaneamente sia la persona di contatto dell’autorità di protezione dei dati (un ruolo che comporta l’obbligo di riferire all’autorità anche se è incontrasto con l’interesse del cliente) sia colui che tutela e rappresentare gli interessi dei clientiin sede giudiziaria e stragiudiziale. In considerazione di questo potenziale conflitto di interessi,sarebbe opportuno che l’avvocato assumesse il ruolo di DPO solo laddove non abbia agito come legale di fiducia in questioni che potrebbero rientrare nella responsabilità del DPO. Egli inoltre, durante il loro mandato come DPO, non dovrebbe assumere compiti di difesa in questioni in cui dovesse essere coinvolto in qualità di DPO

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DATA BREACH

In virtù degli artt. 33 e 34 del GDPR uno studio di avvocato che agisce quale titolare del trattamento deve notificare tutte le violazioni dei dati personali al Garante e comunicare con le persone interessate in caso di alto rischio per i diritti e la libertà personali

La violazione dei dati personali, il c.d. data breach, è una violazione della sicurezza che comporta accidentalmente o illecitamente, distruzione, perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzati di dati di natura personale trasmessi, conservati o altrimenti elaborati.Il titolare del trattamento ha l’obbligo di documentare – e di esibire ad eventuale richiesta del Garante – qualsiasi violazione dei dati personali, le circostanze che l’hanno causata, le sueconseguenze e i provvedimenti adottati per porvi rimedio.

Se lo studio legale si è avvalso di un responsabile del trattamento, quest’ultimo ha l’obbligo dinotificare al titolare, senza ingiustificato ritardo dal momento in cui ne viene a conoscenza, qualsiasi violazione dei dati personali. È raccomandabile che tale obbligo sia oggetto di una specifica clausola contrattuale con il responsabile.

In ottemperanza agli artt. 33 e 34 del GDPR uno studio legale che agisce quale titolare del trattamento, in caso di alta probabilità di rischio dei diritti e delle libertà personali, deve notificare al Garante e comunicare agli interessati tutte le violazioni dei dati personali di cui viene a conoscenza.

In applicazione del principio generale di accountability, è rimessa all’avvocato titolare deltrattamento la valutazione di probabilità o meno che lo specifico data breach possa presentare un rischio per i diritti e le libertà degli assistiti e degli interessati. Laddove la valutazione abbia esito affermativo, non oltre le 72 ore dalla presa di coscienza (GDPR, Art. 33) l’avvocato (titolare del trattamento) deve notificare la violazione al Garante della protezione dei dati personali (in qualità di autorità competente), specificando, tra l’altro:

  • ⚫  la natura della violazione dei dati personali (categorie e numero approssimativo di persone e record di dati in questione);
  • ⚫  Il nome e le informazioni di contatto del DPO (laddove applicabile) o, comunque, di un punto di contatto da cui è possibile ottenere ulteriori informazioni;
  • ⚫  le probabili conseguenze della violazione;
  • ⚫  le misure adottate o da adottare per mitigare qualsiasi conseguenze negative.Il modulo per la notifica – solo online – della violazione dei dati personali è a disposizione del titolare sul sito del Garante.
    Si raccomanda inoltre di:
  • ⚫  mettere in atto misure per analizzare i rischi del trattamento istituito per i diritti e le libertà delle persone fisiche;
    assicurarsi che le violazioni siano notificate entro 72 ore, in caso contrario spiegare accuratamente le motivazioni del ritardo all’autorità garante;
  • ⚫  indicare nella notifica i fatti della violazione, la natura della violazione, i suoi effetti e le misure adottate per porvi rimedio;
  • ⚫  fare ogni sforzo per documentare il più possibile qualsiasi violazione per consentire all’autorità di vigilanza di verificare la conformità ai requisiti imposti dal GDPR;
  • ⚫  mettere immediatamente in atto misure di emergenza per porre rimedio alla violazione e mitigare le conseguenze.Comunicazione alle persone interessate.
    Laddove il titolare valuti che sia probabile che la violazione sia suscettibile di presentare un elevato rischio per i diritti e le libertà di una persona fisica, sarà necessario comunicare ancheall’interessato il data breach. Tale comunicazione deve contenere almeno:

 

  • ⚫  le informazioni del nome e dei dati di contatto del DPO (ove applicabile) o di altro punto di contatto presso cui ottenere maggiori informazioni;
  • ⚫  la descrizione – con un linguaggio semplice e chiaro – la natura della violazione dei dati personali e delle probabili conseguenze, le misure adottate o di cui si proponel’adozione per porre rimedio alla violazione e anche, se del caso, per attenuarne ipossibili effetti negativi.La comunicazione all’interessato può non essere necessaria se:
    le misure tecniche e organizzative preventivamente approntate dal titolare abbiano hanno reso i dati incomprensibili per qualsiasi persona; ciò capita, ad esempio, quando tali dati, pur diffusi, sono stati cifrati o crittografati;
  • ⚫  sono state adottate misure per garantire che il rischio sia scongiurato e non possa più verificarsi
  • ⚫  la comunicazione richieda “sforzi sproporzionati”, ma in questo caso è autorizzata unacomunicazione “pubblica” piuttosto che diretta sempreché la stessa possa raggiungere ed informare gli interessati con analoga efficacia della comunicazione diretta.La comunicazione gli interessati può anche essere richiesta dall’Autorità garante se quest’ultima reputa, dopo aver esaminato la notificazione, che vi sia un alto rischio per gli interessati derivante dal data breach.
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